Nghiệp vụ kế toán bán hàng và các quy tắc cơ bản cần biết
Nghiệp vụ kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh thu và chi phí của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về công việc này, chúng ta sẽ khám phá các khái niệm và nhiệm vụ cụ thể mà một kế toán bán hàng phải thực hiện hàng ngày.
Chuyên môn nghiệp vụ kế toán bán hàng.
1. Tìm hiểu chung về nghiệp vụ kế toán bán hàng
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu về khái niệm kế toán bán hàng và công việc của một kế toán bán hàng.
1.1. Khái niệm
Kế toán bán hàng là một nhánh của kế toán doanh nghiệp, chuyên ghi chép và quản lý các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Cách bán hàng trên shopee hiệu quả.
1.2. Tài liệu sử dụng cho nghiệp vụ kế toán bán hàng
Các báo cáo, tài liệu liên quan kế toán bán hàng như:
- Sổ/ file dữ liệu chi tiết về các giao dịch mua bán hàng hóa.
- Sổ cái (gồm một số thông tin như: tiền mặt, chi phí, tiền gửi vào ngân hàng, doanh thu...).
- Tình hình thực hiện việc đặt hàng.
- Tình hình lỗ và lãi cho từng đơn hàng.
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Sổ ghi chép công nợ, thống kê công nợ phải thu theo thời gian, báo cáo công nợ phải thu.
- Một số báo cáo khác theo nhu cầu doanh nghiệp.
2. Chuyên môn nghiệp vụ của kế toán bán hàng
Những điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng.
Nghiệp vụ kế toán bán hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến việc ghi nhận, theo dõi và quản lý các giao dịch bán hàng của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cơ bản của nghiệp vụ kế toán bán hàng:
- Lập hóa đơn bán hàng: Khi phát sinh giao dịch bán hàng, kế toán cần lập hóa đơn, ghi nhận thông tin về sản phẩm, dịch vụ, số lượng, đơn giá, và tổng số tiền phải thanh toán. Hóa đơn này sẽ là chứng từ chính để ghi sổ.
- Ghi nhận doanh thu: Sau khi hoàn tất bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu vào tài khoản 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Nếu khách hàng thanh toán ngay, sẽ ghi nhận vào tài khoản 111 - Tiền mặt hoặc 112 - Tiền gửi ngân hàng. Nếu khách hàng mua chịu (nợ), kế toán sẽ ghi vào 131 - Phải thu của khách hàng.
- Ghi nhận thuế GTGT (nếu có): Đối với các doanh nghiệp áp dụng thuế giá trị gia tăng (GTGT), khi phát sinh bán hàng, kế toán cần ghi nhận số tiền thuế GTGT phải nộp (nếu bán hàng có thuế) vào tài khoản 3331 Thuế GTGT đầu ra.
- Ghi nhận chi phí bán hàng: Chi phí phát sinh liên quan đến việc bán hàng (như chi phí vận chuyển, quảng cáo, hoa hồng bán hàng) sẽ được ghi nhận vào tài khoản 641 Chi phí bán hàng.
- Theo dõi công nợ khách hàng: Với các giao dịch bán chịu, kế toán cần theo dõi các khoản công nợ trên tài khoản 131 Phải thu của khách hàng. Kế toán phải thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các khoản phải thu được thanh toán đúng hạn.
- Kết chuyển doanh thu: Cuối kỳ, doanh thu từ tài khoản 511 sẽ được kết chuyển sang tài khoản 911 Xác định kết quả kinh doanh để tính toán lợi nhuận cuối cùng.
- Báo cáo bán hàng: Kế toán bán hàng cần lập các báo cáo định kỳ như báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ khách hàng, và báo cáo chi phí bán hàng để lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh.
>> Tham khảo: Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng và tính ứng dụng của bản báo cáo.
3. Quy tắc ghi nhận doanh thu trong nghiệp vụ kế toán bán hàng
Trong nghiệp vụ kế toán bán hàng, cần chú ý đến 2 vấn đề chính là điều kiện để ghi nhận doanh thu và nguyên tắc ghi nhận doanh thu, cụ thể như sau:
a) Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng
- Đối với hàng hóa, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu khi thỏa mãn tất cả các điều kiện tại Khoản 1, Điều 79, Thông tư số 200/2014/TT-BTC như sau:
+ Bên bán không còn nắm giữ quyền quản lý, kiểm soát và sở hữu hàng hóa.
+ Bên bán chuyển giao cho bên mua phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm.
+ Doanh thu chỉ được ghi nhận khi tương đối chắc chắn, đặc biệt khi hợp đồng cho phép người mua trả lại sản phẩm theo điều kiện cụ thể. Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi các điều kiện đó không còn và người mua không thể trả lại sản phẩm, trừ khi trả lại để đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ khác.
+ Doanh nghiệp đã thu hoặc dự kiến thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch.
+ Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Đối với dịch vụ, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu khi thỏa mãn tất cả các điều kiện sau:
+ Doanh thu được ghi nhận khi chắc chắn. Nếu hợp đồng cho phép người mua trả lại dịch vụ theo điều kiện cụ thể, doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi các điều kiện đó không còn và người mua không thể trả lại dịch vụ đã cung cấp.
+ Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ việc cung cấp dịch vụ đó.
+ Khi xác định được phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm báo cáo.
+ Khi xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng.
b) Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng
- Tại thời điểm bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, người bán cần xác định riêng giá trị của hàng hóa, dịch vụ phải cung cấp miễn phí hoặc chiết khấu, giảm giá cho người mua nếu họ đạt điều kiện của chương trình.
- Doanh thu = Tổng số tiền phải thu/ Số tiền đã thu - Giá trị hợp lý của hàng hóa/dịch vụ phải cung cấp miễn phí hoặc chiết khấu, giảm giá.
Trong đó, ghi nhận doanh thu chưa thực hiện đối với giá trị của hàng hóa/ dịch vụ miễn phí hoặc chiết khấu, giảm giá cho người mua. Nếu người mua không đạt điều kiện trong thời gian chương trình, khoản này sẽ được kết chuyển thành doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.
>> Tham khảo: Hướng dẫn gỡ giới hạn chi tiêu quảng cáo facebook mới nhất.
- Khi người mua đạt điều kiện, cách xử lý doanh thu chưa thực hiện như sau:
+ Nếu người bán trực tiếp cung cấp hàng hóa, dịch vụ miễn phí hoặc chiết khấu, giảm giá, khoản doanh thu chưa thực hiện sẽ trở thành doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ khi người mua nhận được hàng hóa, dịch vụ đó.
+ Nếu bên thứ ba cung cấp hàng hóa, dịch vụ miễn phí hoặc chiết khấu, giảm giá cho người mua và hợp đồng không phải là hợp đồng đại lý, khoản doanh thu chưa thực hiện sẽ chuyển thành doanh thu bán hàng khi bên thứ ba thực hiện việc cung cấp. Nếu hợp đồng mang tính đại lý, chỉ phần chênh lệch giữa doanh thu chưa thực hiện và số tiền phải trả cho bên thứ ba mới được ghi nhận là doanh thu. Số tiền trả cho bên thứ ba được xem như thanh toán khoản nợ.
Nhìn chung, kế toán bán hàng không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận doanh thu mà còn đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản công nợ và chi phí liên quan.
Bằng cách tuân thủ các quy tắc kế toán và pháp luật, kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu minh bạch, nắm rõ tình hình tài chính doanh nghiệp và đưa ra các quyết định hiệu quả trong kinh doanh.
